Achats et Approvisionnements

Pourquoi structurer vos achats et vos approvisionnements ?

Dans de nombreuses structures (TPE, PME, associations, organismes), les achats sont souvent gérés de manière informelle :

• un fournisseur recommandé « par habitude » ;
• des commandes passées dans l’urgence ;
• des prix négociés rapidement, sans comparatif ;
• peu ou pas de suivi des conditions commerciales ;
• des stocks parfois trop importants… ou au contraire insuffisants.

Résultat :
– des surcoûts invisibles (transport, délais, minimum de commande, conditions de paiement),
–  des ruptures qui ralentissent l’activité,
–  un manque de visibilité sur ce qui est réellement dépensé et sur les marges de manœuvre possibles.

En structurant vos achats, vous pouvez au contraire :

• mieux maîtriser vos coûts,
• renforcer vos marges,
• fiabiliser vos délais d’approvisionnement,
• professionnaliser la relation avec vos fournisseurs,
• gagner du temps et de la sérénité au quotidien.

C’est précisément l’objectif du service Achats & Approvisionnements de YB SERVICES.

 Service Achats & Approvisionnements YB SERVICES

Notre service se concentre sur la coordination efficace des achats et l’optimisation des coûts, tout en restant pragmatique et adapté à la réalité de votre structure.

Nous intervenons à plusieurs niveaux :

• analyse de vos besoins,
• structuration de vos processus d’achat,
• recherche et sélection de fournisseurs,
• pilotage des approvisionnements,
• suivi des performances et optimisation continue.

Que vous souhaitiez externaliser totalement la fonction Achats ou simplement vous faire accompagner sur certains volets, nous adaptons notre intervention en fonction de vos attentes.

 Nos prestations comprennent :

1. Analyse des besoins en approvisionnement

Tout commence par une compréhension fine de vos besoins. Nous ne nous contentons pas de regarder vos commandes passées : nous cherchons à comprendre comment vous travaillez, avec quels produits, quels services, quelles contraintes et quels objectifs.

Concrètement, nous pouvons :

• analyser votre historique d’achats (fournisseurs, montants, fréquences, types de produits) ;
• identifier vos familles d’achats (matières premières, fournitures, prestations de services, équipements, consommables, etc.) ;
• étudier vos modes de consommation (saisonnalité, pics d’activité, projets ponctuels) ;
• mettre en évidence les risques de rupture ou de surstockage ;
• clarifier vos priorités : réduction des coûts, fiabilisation des délais, meilleure qualité, diversification des sources, etc.

Cette phase d’analyse permet de construire une vision globale de vos besoins en approvisionnement, sur laquelle nous allons bâtir une stratégie d’achat cohérente.

2. Recherche et sélection de fournisseurs

Le choix des fournisseurs est l’un des leviers les plus puissants pour améliorer vos achats. Chez YB SERVICES, nous vous accompagnons dans la recherche, l’évaluation et la sélection de partenaires fiables.

Nos actions peuvent inclure :

• la recherche de nouveaux fournisseurs, locaux ou internationaux, en fonction de vos critères (qualité, prix, délais, certifications, etc.) ;
• la demande de devis et la mise en concurrence ;
• l’analyse des conditions commerciales proposées (prix, remises, délais de paiement, frais de transport, conditions de livraison, garanties) ;
• l’évaluation de la fiabilité des fournisseurs (références, expérience, capacité à livrer, réactivité, support après-vente).

Nous vous aidons ensuite à sélectionner les meilleurs partenaires, en tenant compte non seulement du prix, mais aussi des critères de fiabilité, de qualité, de proximité et de flexibilité.

L’objectif : construire un panel de fournisseurs solide, capable de vous suivre dans la durée.

3. Optimisation des coûts d’achat

Optimiser les coûts ne signifie pas simplement chercher le prix le plus bas. Il s’agit de trouver le meilleur équilibre entre coût, qualité, délai et sécurité d’approvisionnement.

Pour cela, nous pouvons :

• identifier les sources de surcoûts cachés (frais de livraison, petites quantités trop fréquentes, stocks mal dimensionnés, pénalités, retours, etc.) ;
• regrouper certains achats pour bénéficier de meilleurs tarifs ou de remises de volume ;
• analyser la pertinence de certaines gammes de produits (par exemple : un produit un peu plus cher mais plus durable ou plus disponible peut, au final, coûter moins cher à l’entreprise) ;
• proposer des alternatives produits/fournisseurs lorsque cela est possible, tout en validant la compatibilité avec vos besoins techniques et opérationnels ;
• vous aider à renégocier certaines conditions avec vos fournisseurs existants.

L’objectif est de vous permettre de payer le juste prix, en réduisant les coûts inutiles, sans dégrader la qualité ni compromettre la continuité de vos opérations.

 4. Organisation des approvisionnements et des commandes

Les achats ne se limitent pas à la négociation. Encore faut-il que les commandes et livraisons soient bien synchronisées avec votre activité.

YB SERVICES vous aide à :

• définir des règles de réapprovisionnement (seuils minimum, délais à prévoir, fréquence des commandes) ;
• mettre en place un processus clair de commande (qui demande, qui valide, qui commande, à quel fournisseur, selon quels critères) ;
• limiter les commandes en urgence, souvent plus coûteuses et moins bien maîtrisées ;
• mieux coordonner l’arrivée des marchandises avec vos contraintes de stockage, de production ou de distribution.

Nous pouvons également contribuer à la mise en place ou à l’amélioration d’outils de suivi (tableaux Excel, tableaux de bord, logiciels de gestion, etc.), afin de faciliter la vision globale des flux d’approvisionnement.

5. Suivi des fournisseurs et reporting Achats

Pour qu’un dispositif Achats & Approvisionnements soit performant dans la durée, il doit intégrer un suivi régulier.

Nous pouvons vous fournir :

• des tableaux de bord achats : montants dépensés, évolutions par fournisseur, par famille de produits, par période ;
• des indicateurs de performance fournisseur : respect des délais, qualité des produits livrés, taux d’erreurs ou de litiges, réactivité ;
• des analyses permettant d’identifier les fournisseurs stratégiques, les fournisseurs à risque ou ceux avec lesquels une renégociation serait pertinente.

Ces éléments vous aident à piloter vos achats comme une fonction à part entière, avec des objectifs, des indicateurs et des plans d’amélioration.

Un service adapté aux réalités des TPE, PME et structures en croissance

Le service Achats & Approvisionnements de YB SERVICES s’adresse particulièrement :

• aux TPE et PME qui n’ont pas de service achats formalisé, mais qui veulent mieux maîtriser leurs dépenses ;
• aux associations, ONG et fondations qui gèrent des budgets souvent contraints et doivent justifier leurs choix de fournisseurs ;
• aux entreprises en croissance ayant des besoins d’approvisionnement de plus en plus importants et variés ;
• aux structures multisites qui souhaitent harmoniser leurs achats et éviter les disparités de prix d’un site à l’autre.

Nous intervenons avec une approche pragmatique, sans jargon inutile, en partant toujours de vos contraintes réelles : budget, délais, organisation interne, ressources disponibles.

Les bénéfices concrets de notre accompagnement Achats & Approvisionnements

En faisant appel à YB SERVICES pour vos achats et approvisionnements, vous pouvez :

• Réduire vos coûts : optimisation des prix, réduction des surcoûts cachés, meilleure négociation.
• Gagner du temps : moins de temps passé à chercher des fournisseurs, à comparer des offres ou à gérer des urgences.
• Limiter les ruptures : meilleure organisation des réapprovisionnements et anticipation des besoins.
• Améliorer la qualité globale de vos achats : fournisseurs plus fiables, produits mieux adaptés, moins de litiges.
• Renforcer votre marge : chaque économie réalisée sur les achats contribue directement à la santé financière de votre entreprise.
• Professionnaliser vos relations fournisseurs : contrats, conditions, engagements, suivi.

En d’autres termes, vous transformez vos achats d’une contrainte en un levier de performance opérationnelle et financière.

Une approche collaborative et transparente

Travailler avec YB SERVICES, c’est bénéficier d’un partenariat clair et transparent :

1. Phase d’échange et de diagnostic
   Nous discutons de votre organisation, de vos difficultés actuelles et de vos objectifs en matière d’achats et d’approvisionnements.
2. Proposition d’accompagnement
   Nous définissons les volets sur lesquels nous intervenons : analyse des besoins, sourcing fournisseurs, négociation, suivi, reporting, etc.
3. Mise en place opérationnelle
   Nous structurons vos données, vos processus et vos outils pour démarrer les actions d’optimisation.
4. Suivi régulier et ajustements
   Nous vous tenons informé des avancées, des économies réalisées, des points d’amélioration possibles, et nous faisons évoluer le dispositif en fonction de vos priorités.

Tout au long de la collaboration, vous restez décideur : nous vous accompagnons, nous recommandons, nous préparons, mais les options finales (fournisseurs, produits, budgets) sont toujours validées avec vous.

Optimisez vos achats et approvisionnements avec YB SERVICES

Si vous avez le sentiment que :

• vos achats pourraient être mieux négociés,
• vous manquez de visibilité sur vos dépenses,
• vous subissez des ruptures de stock,
• ou que vous souhaitez simplement structurer cette fonction sans créer immédiatement un poste à temps plein…

… alors notre service Achats & Approvisionnements peut réellement faire la différence.

 Optimisez vos achats et approvisionnements pour une meilleure efficacité opérationnelle et une réduction des coûts.
Contactez YB SERVICES pour découvrir comment nous pouvons vous accompagner, analyser vos besoins et mettre en place une stratégie achats sur mesure, au service de la performance et de la stabilité de votre entreprise.